人感センサーによる会議室やフリースペースの利用状況可視化

会議室やフリースペースの利用状況を人感センサーを使ったシステムで可視化することで、限られた場所を効率的に運用できます。
また得られたデータを分析し、利用状況を改善することで、生産性の向上、コミュニケーションの促進が期待されます。

生産性向上につながる利用状況の可視化

「仮予約」や「キャンセル忘れ」などにより、会議室の20~30%は実際には空いていると言われています。また、フリースペースは予約システムがないため、実際に足を運ばないと利用状況が分かりません。そうした会議室やフリースペースの利用状況を、人感センサー(無線式)を使ったシステムで可視化することが可能となります。

現在の利用状況(空室・空席状況)を把握できるだけでなく、利用率を分析・改善することで労働時間短縮・人件費削減、つまり、生産性向上が期待できます。

【 課 題 】

  • 実際は、会議室が空いているにもかかわらず、空予約で使えない
  • 会議室・フリースペースの利用状況を恒常的・定量的に分析できていない
  • 会議時間の短縮勧告やフリースペースでのコミュニケーションを促進する指標となる数値データがない

人感センサーからのデータで利用実態を明らかにする

予約された会議室が実際に利用されているか、予約制ではないフリースペースに空席があるかは実際に会議室やフリースペースに行かないと把握できません。

オプテックスの人感センサーは、人が在室・在席しているかどうかを的確に検出し、その情報をクラウド上で把握することができます。

可視化イメージ
「RealBoard」®(カマルク特定技術研究所)
システム構成
システム構成

会議の室&質を可視化して生産性向上に繋げる

会議室の空き状況をセンサーを使ったシステムによって可視化すれば、空予約率が分かります。さらに、会議室の利用時間も分かるので、蓄積されたデータをもとにさまざまな分析・改善を行うことができます。

例えば、分析結果から空予約が多い部門、会議が長い部門、会議が短い部門などの把握が可能。これらのデータをもとに各部門に会議の質の向上を促せば、労働時間短縮、人件費削減が見込め、生産性向上につなげることが期待できます。

フリースペースの利用状況を可視化 → コミュニケーションの活性化に繋げる

自席数を削減してフリースペースを増やすなど、近年は多くの企業がフリースペースへの投資を拡大しています。フリースペースに期待されているのは、業務利用はもちろんですが、異なる部門間やお客様とのコミュニケーションの場としての活用です。
コミュニケーションが活性化すれば、新たなイノベーション、共創が起こり、業績向上にもつながるでしょう。

しかし、フリースペースに予約システムを導入している企業はほとんどありません。つまり、フリースペースを利用するには、その場所まで足を運び肉眼で確認することになります。別フロアであったり、中には別棟の場合もあるでしょう。もし、フリースペースに空きがなければ無駄足。これが続けば、実際にはフリースペースに空きがあるのに無駄足と諦め、徐々に利用率が下がってしまうことが懸念されます。

ミーティングスペースや打ち合わせテーブルなど、予約不要なスペースの空き状況が事前に判れば、お客様をお連れした際に「席がない」ということを回避できます。このような事前情報を提供するために、テーブルやカウンター、間仕切りされた1人用スペースにオプテックスのセンサーを配置し、上位のモニタリングシステムを通じて使用状況をパソコンやモニター、スマートフォンなどで表示・確認することが可能になります。

ワイヤレス在室検知センサー CPIシリーズ 設置例
【設置例】ワイヤレス在室検知センサー CPI
パッシブサーマル方式ワイヤレス存在検知センサー CPDシリーズ 設置例
【設置例】パッシブサーマル方式ワイヤレス存在検知センサー CPD

フリースペースの活用が盛んになれば、本来の目的であるコミュニケーション促進、イノベーション創出の場としての効果拡大が期待できます。

「思えば、あのフリースペースから、この新規事業がスタートした」・・・そんなイノベーションが起こるかもしれません。

小規模導入から拡張可能

まずは1室、1席からスモールスタートできます。システムは、会議室1室、フリースペースの一部からお試しでスモールスタートが可能です。その効果を体験してから本格的な導入、拡張をご検討いただけます。なお、システム導入に関するご相談および設計・構築・設置についてはお客様のご要望にそったシステムインテグレータ様を紹介させていただきます。

【 効 果 】

  • 会議室・フリースペースの利用状況の可視化を実現することができる。
  • フリースペースの効果を定量的に検証することができる。
  • 会議室・フリースペースの効率的な利用を促進することで生産性向上につなげられる。

【 設置事例 】

会議室

  • 業種 ソフトウェア開発企業様
  • 社員数 1,000名
  • 会議室 50室
  • 人感センサー台数 約80台
  • 効果(※期間1年間)
    ① カラ予約が約2割減少
    ② 平均会議時間が15%短縮

フリースペース

  • 業種 製造業
  • 社員数 数万人(当該敷地内に約5,000名勤務)
  • 席数 約100席
  • テーブル・デスク数 約60
  • 人感センサー設置台数 約70台
  • アクセス数 500件 / 1日
    ※全社員がPC・スマートフォンで空き状況を閲覧可能
  • 効果
    以前は、別棟の上層階にあるフリースペースまで時間をかけて移動したのに空いてなかったという無駄足が多く、結果、フリースペースの稼働率が低下していた。システム導入により、PC・スマートフォンで空き状況を自分の席で確認できるようになり、社員の利便性・フリースペースの稼働率、双方が上昇した。

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